ERP

Da Thinkfn

Enterprise Resource Planning (ERP) são sistemas de informação empresariais integrados que servem toda a empresa.

Os ERP nasceram da evolução dos sistemas de gestão concebidos apenas para um cliente, onde esse cliente fazia desenvolvimento à medida para o seu caso e pagava todos os custos de construção, melhoria ou evolução, correcção e manutenção inerentes. Com o aparecimento dos ERP, diversas empresas podem assim usufruir da partilha de todos estes custos pois o software deixou de ser feito apenas e só para uma única empresa, para passar a ser feito para diversas empresas e sectores. A evolução do ERP permite, assim, que uma empresa esteja sempre actualizada no que diz respeito ao seu sistema de informação sem estar constantemente a investir recursos substanciais no seu desenvolvimento.

Os custos de posse de um sistema ERP são em norma mais baixos do que os de um sistema proprietário. O nível de serviço que um ERP apresenta em relação a mudanças impostas do exterior (mudança de impostos por exemplo) é normalmente superior ao de um sistema proprietário também, pois a sua alteração pode ser mais fácil e rápida do que a de um sistema que depende de uma ou das poucas pessoas que o fizeram e que o sabem alterar.

Por outro lado, embora a flexibilidade implementada de raiz num ERP seja muito superior à de um sistema proprietário, porque tem de servir a muitos clientes, é pouco provável que ofereça a cada cliente todas as características que ofereceria um sistema proprietário para esse cliente. Por esta razão, os melhores ERP possuem capacidades de desenvolvimento e customização que permitem aproximar a aplicação padrão da aplicação ideal de cada cliente.

Na medida em que a customização dificulta a adopção de versões posteriores da aplicação padrão, é necessário haver um equilíbrio entre as duas vertentes, que permita ao cliente beneficiar das vantagens da customização que necessita, sem perder as vantagens da padronização que os sistemas de ERP oferecem.

Áreas

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As áreas empresariais que os ERPs cobrem e integram são, no mínimo:

  • Financeira;
  • Tesouraria e gestão do imobilizado;
  • Compras e gestão de stocks;
  • Vendas e facturação;
  • Gestão da produção.

Alguns possuem mais áreas tais como:

  • Gestão de marketing e CRM (Costumer Relationship Management);
  • Gestão de recursos humanos;
  • Gestão de projectos;
  • Gestão física de armazéns;
  • Portais de utilizadores;
  • Business inteligence, entre outras.

Características

Um sistema de gestão tem de possuir um conjunto de características para poder ser considerado um verdadeiro ERP. Estão entre elas:

  • Deve ser um sistema suficientemente abrangente no que diz respeito às áreas da empresa que cobre.
  • Deve possuir uma base de dados única para todas as áreas, servida por um modelo de dados coerente.
  • O sistema tem de ser suficientemente configurável ou parametrizável para que possa ser usado em diferentes empresas dos mais diversos sectores de actividade.
  • A sua interface com o utilizador deverá ser homogénea em todas as áreas de utilização.
  • Quase todos os ERP são construídos com código interpretado o que permite não só a disponibilização dos seus códigos fonte, como ainda a sua alteração e extensão para melhor se adaptarem à empresa em que são utilizados.
  • As suas diversas áreas devem interagir umas com as outras, ou seja, quando existem dados que produzem efeitos de uma área para a outra, o utilizador não tem de voltar a introduzi-los de novo, pois os mesmos estarão já disponíveis. Um exemplo disto é que quando é introduzida uma ordem de compra a um fornecedor e este entrega os produtos correspondentes, a entrada de materiais é feita com a guia de remessa contra a encomenda e o utilizador só tem de indicar as quantidades que efectivamente recebeu e não os códigos de materiais, nomes e dados do fornecedor e todos os outros que tenham sido introduzidos na altura da compra. A área financeira é sempre a sua área base e todas as restantes produzem lançamentos automáticos nesta quando são lançamentos relevantes contabilisticamente.
  • Têm de ser multi-moeda e multi-língua (ou pelo menos traduzíveis para outra língua).
  • Têm de ser multi-empresa e permitir assim ter diversas empresas dentro da mesma base de trabalho (base de dados), porque hoje em dia existem grupos empresariais que precisam de poder contar com diversos dados a serem passados de umas para as outras e porque o conceito de ERP implica que os dados possam ser reaproveitados.
  • Têm de possuir um sistema de autorizações que permita gerir quem, dentro da empresa, tem acesso a que tipo de dados e funcionalidades.
  • Têm de possuir um sistema de reporting e funcionalidades de análise de dados que permita a análise da situação da empresa online e a todo o momento. O tratamento dos dados tem de poder ser feito de uma forma contínua.

Outras características desejáveis nos bons ERP:

  • A existência de um ambiente de desenvolvimento dentro do próprio ERP é uma característica dos melhores ERP.
  • Devem disponibilizar ferramentas de ligação a outro software que possa existir nas empresas. Trabalhar com XML, web services e cumprir padrões de construção estandardizados que sejam gerais a toda a indústria de software.
  • Devem interagir com os pacotes de produtividade existentes no mercado (Microsoft Office, Open Office e outros).

História dos ERP

Nos anos 60 e mesmo no início da década de 70 os sistemas empresariais estavam baseados em mainframes. Eram sistemas centralizados com acessos feitos por terminais remotos aos grandes centros de processamento das empresas. Cada empresa tinha um departamento de informática e eram as pessoas desse departamento que iam construindo programas que serviam as empresas nas diversas áreas. No início, esses mesmos programas nem comunicavam entre si e quando o faziam, traziam imensos problemas com a sua evolução e manutenção.

A informática não estava disponível sequer nas médias empresas e as pequenas estavam ainda a alguns anos de poderem dispor de sistemas de informação.

Existiam essencialmente dois tipos de programas que eram de extrema importância para as grandes empresas. Os financeiros, que controlavam as contas da empresa e disponibilizam os resultados das mesmas e os de planeamento de produção e gestão de stocks. Os sistemas financeiros normalmente dispunham de módulos de facturação e, alguns dos mais evoluídos, de módulos de pagamentos de salários.

A produção nos anos 60 começou a exigir sistemas de planeamento de materiais MRP (Materials Requirements Planning) que de uma forma simples indicavam o que se precisava de comprar/fabricar para conseguir ter um dado output de produção. Já na década de 70 surge o MRPII que exige muito mais capacidade de processamento porque já envolvia o planeamento de recursos necessários à produção, o que era preciso comprar/produzir e especialmente o quando. Era necessário ter tudo conjugado para produzir o bem final na data em que se pretendia que o mesmo estivesse pronto.

Por outro lado, os sistemas financeiros começam também a deixar de poder trabalhar sozinhos. A quantidade de dados oriundos dos sistemas de MRPII que tinham de ser replicados na gestão financeira era enorme e o trabalho conjunto de ambos os sistemas financeiros e logísticos era o caminho certo para um sistema integrado de uma empresa. Surgem assim os primeiros sistemas ERP ainda em ambientes mainframe, lentos e pouco acessíveis para a generalidade da empresa.

A empresa alemã SAP (que dispunha já de um sistema chamado R/2) acaba por ser uma das primeiras e sem dúvida a mais bem sucedida a criar o primeiro sistema integrado de gestão baseado numa arquitectura cliente/servidor (a mesma que hoje em dia é utilizada em quase todos os sectores de actividade e que liga um servidor de dados e processamento aos PCs que estão disseminados pelas empresas). Este sistema chama-se SAP R/3 e espalha-se pelo mundo durante os finais dos anos 80 e início dos anos 90. O R/3 (e a última versão, mySAP) é ainda hoje usado pela grande maioria das empresas cotadas nas bolsas de todo o mundo.

Oracle, Baan (que entretanto desapareceu), Sage e principalmente Microsoft são hoje algumas das empresas que disputam este mercado. A Microsoft entrou no mesmo com a compra, em 2001, da Great Plains (empresa de ERP muito comercializado nos EUA) e, em 2002, da Navision A/S que era uma empresa Dinamarquesa que vendia, entre outros, o Navision (para pequenas e médias empresas e o mais bem sucedido produto da Microsoft na área dos ERP que se chama hoje Microsoft Dynamics NAV) e o Axapta (produto para grandes empresas com um forte crescimento em todo o mundo e que se chama Microsoft Dynamics AX).

Hoje em dia, em quase todos os países se podem encontrar sistemas ERP internacionais e também em muitos países sistemas nacionais. Isto acontece porque qualquer empresa que se preze é hoje em dia gerida por um sistema de gestão ERP, sendo depois a escolha determinada pelo seu orçamento, sector de actividade e tipo de fornecedores mais implantados no seu país.

As empresas multinacionais tendem a escolher sistemas também eles multinacionais, porque facilitam assim a sua utilização nos diversos países em que operam. As empresas nacionais e mais pequenas acabam por viabilizar um mercado nacional de ERPs menores e por vezes incompletos, mas que são mais baratos de comprar e manter e normalmente respondem muito bem às necessidades locais e adaptam-se muito bem às imposições legais e fiscais dos seus países.

Modelos de licenciamento

Existem dois tipos de licenciamento, por funcionalidade e por utilizador. O primeiro é sempre complementado pelo segundo.

Licenciamento por funcionalidade

Alguns ERP têm modelos de licenciamento que permitem ao cliente escolher quais as funcionalidades que efectivamente precisa e ir comprando mais módulos conforme vai rentabilizando o sistema inicial. A licença pode permitir que vejam todas as áreas mas que utilizem só algumas ou pura e simplesmente impedir o acesso a menus e ecrãs que não estejam licenciados.

Outros sistemas permitem que toda a funcionalidade seja disponibilizada a qualquer utilizador.

Quando o sistema é licenciado por funcionalidade, é sempre depois complementado pelo licenciamento por utilizador.

Licenciamento por utilizador

Podem existir duas formas de licenciamento por utilizador, o licenciamento por utilizadores concorrentes ou utilizadores nomeados.

Os utilizadores concorrentes permitem que um dado número de utilizadores esteja ligado ao sistema até ao número limite comprado pela empresa para a utilização do software. Podem ser criados tantos utilizadores quanto se queira, mas apenas o número máximo de utilizadores comprado pode estar no sistema ao mesmo tempo.

Com utilizadores nomeados, o limite é feito pela declaração do utilizador no sistema, não interessando quantos podem estar ao mesmo tempo, mas que pela lógica não serão nunca mais do que os que estão registados no mesmo.

Exemplos

Alguns dos principais ERPs no mercado:

  • SAP mySAP;
  • Microsoft Dynamics NAV (Ex-Navision);
  • Sage Adonix;
  • Microsoft Dynamics AX (Ex-Axapta).

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--Ipgrms 09h01min de 1 de Novembro de 2008 (MDT)