ERP

Da Thinkfn
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Enterprise Resource Planning (ERP) são sistemas de informação empresariais que servem toda a empresa. As áreas empresariais que cobrem são no mínimo a financeira, tesouraria e gestão do imobilizado, compras e gestão de stocks, vendas e facturação, gestão da produção. Alguns possuem mais áreas tais como: Gestão de marketing e CRM (Costumer Relationship Manager), gestão de recursos humanos, gestão de projectos, gestão física de armazéns, portais de utilizadores, entre outras.

Os ERP nascem da evolução dos sistemas de gestão que eram feitos apenas para um cliente, onde esse cliente fazia desenvolvimento à medida para o seu caso e pagava todos os custos de construção, melhoria ou evolução, alteração, correcção e manutenção inerentes. Com o aparecimento dos ERP, diversas empresas podem assim usufruir da partilha de todos estes custos pois o software deixou de ser feito apenas e só para uma única empresa para passar a ser feito para diversas empresas e sectores. A evolução do ERP permite assim que uma empresa esteja sempre actualizada no que diz respeito ao seu sistema de informação sem estar constantemente a desperdiçar enormes recursos no seu desenvolvimento. Os custos de posse de um sistema ERP são sempre mais baixos do que os de um sistema proprietário. O nível de serviço que o mesmo apresenta são normalmente superiores ao de um sistema proprietário também, pois a sua alteração para responder a mudanças de ambiente externo à empresa (mudança de impostos por exemplo) costuma ser mais fácil e mais rápida do que um sistema que depende de uma ou poucas pessoas que o fizeram e que o sabem alterar.

Características

Um sistema de gestão tem de possuir um conjunto de características para poder ser considerado um verdadeiro ERP, estão entre elas:

  • Deve ser um sistema suficientemente abrangente no que diz respeito às áreas da empresa que cobre
  • Deve possuir uma base de dados única para todas as áreas, servida por um modelo de dados coerente
  • O sistema tem de ser suficientemente configurável ou parametrizável para que possa ser usado em diferentes empresas dos mais diversos sectores de actividade
  • A sua interface com o utilizador deverá ser homogénea em todas as áreas de utilização
  • Quase todos os ERP são construídos com código interpretado o que permite não só a disponibilização dos seus códigos fonte, como ainda a sua alteração e adição para melhor se adaptarem à empresa em que são utilizados
  • As suas diversas áreas devem interagir umas com as outras, ou seja quando existem dados que produzem efeitos de uma área para a outra, o utilizador não tem de voltar a introduzi-los de novo, pois os mesmos estarão já disponíveis. Um exemplo disto é que quando é introduzida uma ordem de compra a um fornecedor e este entrega os produtos correspondentes, a entrada de materiais é feita com a guia de remessa contra a encomenda e o utilizador só tem de indicar as quantidades que efectivamente recebeu e não os códigos de materiais, nomes e dados do fornecedor e todos os outros que tenham sido introduzidos na altura da compra. A área financeira é sempre a sua área base e todas as restantes produzem lançamentos automáticos nesta quando são lançamentos relevantes contabilisticamente
  • Têm de ser multi-moeda e multi-língua (ou pelo menos traduzíveis para outra línguas).
  • Têm de ser Multi-empresa e permitir assim ter diversas empresas dentro da mesma base de trabalho (base de dados) porque hoje em dia existem grupos empresariais que precisam de poder contar com diversos dados a serem passados de umas para as outras e porque o conceito de ERP implica que os dados possam ser reaproveitados.
  • Têm de possuir um sistema de autorizações que permita gerir quem tem acesso a que tipo de dados e funcionalidades dentro da empresa
  • Têm de possuir um sistema de reporting e funcionalidades de análise de dados que permita a análise da situação da empresa online e a todo o momento. O tratamento dos dados tem de poder ser feito de uma forma continua.

Outras características desejáveis nos bons ERP:

  • A existência de um ambiente de desenvolvimento dentro do próprio ERP é uma característica dos melhores ERP.
  • Devem disponibilizar ferramentas de ligação a outro software que possa existir nas empresas. Trabalhar com XML, web services e cumprir standards construção que sejam generalistas a toda a indústria de software.
  • Devem interagir com os pacotes de produtividade existentes no mercado (Microsoft Office, Open Office e outros).

Modelos de Licenciamento

Existem dois tipos de licenciamento, por funcionalidade e por utilizador. o primeiro é sempre complementado pelo segundo.

Licenciamento por Funcionalidade

Alguns ERP têm modelos de licenciamento que permitem o cliente escolher quais as funcionalidades que efectivamente precisa e ir comprando mais módulos conforme vai rentabilizando o sistema inicial. A licença pode permitir que vejam todas as áreas mas que utilizem só algumas ou pura e simplesmente impedir o acesso a menus e ecrãs que não estejam licenciados.

Outros sistemas permitem que toda a funcionalidade seja disponibilizada a qualquer utilizador.

Quando o sistema é licenciado por funcionalidade, é sempre depois complementado pelo licenciamento por utilizador.

Licenciamento por Utilizador

Podem existir duas formas de licenciamento por utilizador, é o licenciamento por utilizadores concorrentes ou utilizadores nomeados.

Os utilizadores concorrentes permitem que um dado número de utilizadores esteja ligado ao sistema até limite comprado pela empresa para a utilização do software. podem ser criados tantos utilizadores quanto se queira mas apenas o número máximo de utilizadores comprado pode estar no sistema ao mesmo tempo.

Com utilizadores nomeados, o limite é feito pela declaração do utilizador no sistema, não interessando quantos podem estar ao mesmo tempo, mas que pela lógica não serão nunca mais do que os que estão registados no mesmo.

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Autor

--Ipgrms 09h01min de 1 de Novembro de 2008 (MDT)